Juristische Hinweise zur Archivierung von Unterlagen

Unternehmen haben die Pflicht (§ 147 Abgabenordnung), bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Dies betrifft insbesondere

• Bücher und Aufzeichnungen (Handelsbücher),  
• Jahresabschlüsse,     
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,  
• Wiedergabe von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen sowie
• Buchungsbelege,   
• Zollunterlagen und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sein können.

Dabei ist vorgeschrieben, dass Jahrabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Zollunterlagen als Ausdruck, also in Papierform, aufzubewahren sind. Alle anderen Unterlagen können in elektronischer Form aufbewahrt werden. 

Elektronische Rechnungen, die nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur anerkannt werden, sind entsprechend § 14 Umsatzsteuergesetz pflichtgemäß in elektronischer Form aufzubewahren. Sie müssen also so aufbewahrt werden, wie sie beim Unternehmen eingegangen sind. 

Entsprechend §147 Abgabenverordnung existieren für den Steuerpflichtigen verschiedene Auflagen bei der Aufbewahrung von Unterlagen, die nicht in Papierform vorhanden sind. Er ist verpflichtet die entsprechenden Geräte vorzuhalten und das Lesbar machen erfolgt auf Kosten des Steuerpflichtigen inkl. einem entsprechenden Ausdruck .

Die vom Steuerpflichtigen zur Verfügung gestellte Technik muss ermöglichen, dass die Formen des Zugriffs, die in der Finanzverwaltung erlaubt sind, eingehalten werden. Ein Zugriff vor Ort beim Steuerpflichtigen, eine maschinelle Auswertung vor Ort nach Vorgaben des Finanzamtes sowie eine Herausgabe von Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger soll möglich sein.

Außerdem muss das Datenverarbeitungssystem sicherstellen, dass die Aufbewahrungsfristen, also 

• 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Zollunterlagen sowie 
• 6 Jahre für alle anderen Unterlagen

eingehalten werden.

Erst auf dieser Grundlage ist eine den Vorschriften der Abgabenordnung konforme Archivierung der elektronischen Kommunikation bzw. elektronischer Unterlagen möglich. Wichtig ist deshalb, dass das Unternehmen im Vorfeld der Anschaffung eine entsprechende Überprüfung der einzelnen Geschäftsvorgänge vornimmt und so die Notwendigkeiten für das einzelne Unternehmen genau festgestellt und festgelegt werden.